Wie sich mit Hilfe einer integrierten ERP-Software die im Unternehmen gebundenen Mittel senken lassen In Zeiten der Krise und der vielzitierten Kreditklemme rückt mit der Innenfinanzierung eine alte Tugend wieder verstärkt ins Blickfeld. Das eigene Kapital effizienter einsetzen und dadurch weniger auf Fremdmittel angewiesen zu sein, lautet das Gebot der Stunde. Dabei lassen sich drei wesentliche Bereiche identifizieren, wo in den Betrieben gebundenes Kapital (Working Capital) schlummert: Forderungen, Lager und Verbindlichkeiten. Wie die folgenden Beispiele zeigen, kann eine integrierte Unternehmenssoftware in der täglichen Arbeit an vielen Stellen dabei helfen, das dort gebundene Kapital zu senken.
Eine softwaregestützte Liquiditätsplanung eröffnet darüber hinaus neue Spielräume für die Finanzdisposition. 1. Forderungen Die Gleichung ist ganz einfach: Je schneller die Kunden ihre Rechnungen bezahlen, desto früher ist das Geld im eigenen Unternehmen und die finanziellen Spielräume wachsen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Rechnungen zeitnah und fehlerfrei gestellt werden. Denn wie die Erfahrung zeigt, sind es oft Formalien – Lieferung oder Leistung sind falsch angegeben -, weshalb Rechnungen abgewiesen oder Zahlungen verzögert werden. Hier kann eine integrierte ERP-Lösung ihre ganze Stärke ausspielen, indem sie die für die Rechnungsstellung nötigen Informati-onen automatisiert weiterreicht und -verarbeitet. So lassen sich die rele-vanten Daten aus der Auftragserfassung direkt in die Rechnung überneh-men – und müssen nicht manuell und damit zeitverzögert und fehleranfällig noch einmal neu erfasst werden. Mit dem Ergebnis, dass der Zahlungseingang früher erfolgt.
Ein weiterer Vorteil eines integrierten ERP-Systems in diesem Zusammenhang: Beim Erzeugen der Ausgangsrechnung generiert die Software beim zugehörigen Kunden automatisch einen offenen Posten in der Finanzbuchhaltung. Dies ist nicht zuletzt die Grundlage für ein funktionierendes Mahnwesen. Indem die Fibu-Komponente der Businesssoftware immer über die ausstehenden Zahlungen und die damit verbundenen Zahlungsziele der Kunden informiert ist, kann sie automatisch Mahnläufe für die offenen Posten anstoßen, die nicht rechtzeitig ausgeglichen wurden. Denn auch ein frühzeitiges und konsequentes Mahnen trägt wesentlich zu einem schnelleren Zahlungseingang bei. Wichtig dabei: Die Software sollte so flexibel sein, dass sich strittige Posten wie beispielsweise Reklamati-onen aus dem Mahnlauf herausnehmen lassen. Damit riskante Aufträge, bei denen ein Zahlungsausfall droht, erst gar nicht angenommen werden, kann ein ERP-System den Vertrieb für kritische Entwicklungen sensibilisieren.
Dies geschieht, indem er bereits bei der Auftragserfassung über Kreditübersicht, Mahnhistorie und die offenen Posten des betreffenden Kunden informiert wird. Hilfreich hierbei ist auch eine automatische Kreditlimitprüfung. Erfasst der Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag, addiert die Software dessen Betrag mit den aktuellen offenen Posten in der Fibu und stellt diese Summe gegen das hinterlegte Kreditlimit. Wird es durch den neuen Auftrag überschritten, setzt das System eine Auftragssperre und stößt einen Kreditbewilligungs-Workflow an. 2. Lager Ein weiterer Ort im Unternehmen, an dem gebundenes Kapital schlummert, ist das Lager. Das Problem: Oft werden große Mengen an Material bestellt, das aber erst einmal ins Lager wandert. Oder aber Halbfabrikate werden auf Verdacht vorproduziert und nehmen denselben Weg. Bezahlt werden muss das Material ab Eingangsdatum, die Halbfabrikate bei ihrer Herstellung – das Geld der Kunden erhält man in der Regel aber erst nach der Auslieferung der Fertigprodukte. So entsteht eine Finanzierungslücke, die das Unternehmen schnell in Zahlungsschwierigkeiten bringen kann – vor allem dann, wenn sie sich nicht durch einen Kredit überbrücken lässt.
Eine geeignete ERP-Software kann dabei helfen, die Lagerumschlagshäufigkeit zu optimieren. Dabei gilt es, einen kniffligen Spagat zu meistern: Einerseits soll sowenig Material wie möglich gelagert werden, andererseits muss aber immer soviel Vorrat vorhanden sein, dass die Fertigung nicht ins Stocken gerät und dadurch die Lieferfähigkeit des Unternehmens leidet. Bei der Bewältigung dieser Herausforderung spielt wieder der Integrationsgedanke der Businesssoftware die entscheidende Rolle. Indem Lagerbewegungen unmittelbar gebucht werden (im Idealfall in der Echtzeit-variante per angebundenem Barcodescanner), ist das System jederzeit über den aktuellen Bestand im Bilde. Gleichzeitig fließt auch der Bedarf der „Verbrauchsstellen“ im Unternehmen also Vertrieb, Projektmanagement oder Fertigung, just in dem Moment ins System ein, in dem er entsteht.
So kann die Software die Materialbedarfe permanent mit den Beständen abstimmen und den optimalen Beschaffungs- bzw. bei Halbfabrikaten Fertigungszeitpunkt ermitteln. So wird nicht auf Verdacht bestellt und vorproduziert, sondern orientiert am tatsächlichen Bedarf. Gleichzeitig wird verhindert, dass eine für die Lieferfähigkeit kritische Vorratsmenge – sie lässt sich im System hinterlegen – unterschritten wird. Bei Bestellvorschlägen für Material, welche die Software automatisch in der Disposition erzeugt, kann sie neben dem idealen Zeitpunkt auch die ideale Beschaffungsmenge ermitteln, indem sie die Kosten der Bestellung gegen die Kosten der Lagerhaltung aufrechnet.
Denn es könnte ja durchaus sein, dass man durch eine besonders große Menge einen Rabatt erzielt, der die Ausgaben für die Lagerung mehr als aufwiegt. Eine immer häufiger genutzte Möglichkeit, den Kapitaleinsatz in der Bevor-ratung zu senken, besteht darin, das eigene Lager ganz abzuschaffen und es stattdessen outzusourcen. Just-in-Time-Lieferung, Vendor Managed Inventory (VMI) und Konsignationslager heißen hierbei gängige Modelle. Beim Just-in-Time-Ansatz wird das Material erst dann angeliefert, wenn es in der Produktion benötigt wird. Bei einem Vendor Managed Inventory (Lieferantengesteuerter Bestand) wird das eigene Lager streng genommen gar nicht outgesourct, wohl aber die Verantwortung dafür. Die Aufgabe, das Lager immer zum optimalen Zeitpunkt und mit den optimalen Mengen aufzufüllen, liegt hier beim Lieferanten.
Noch einen Schritt weiter geht das Konsignationsmodell. Hierbei bleibt das Lager im Besitz des Dienstleisters oder Zulieferers, wird aber direkt vor Ort beim Abnehmer betrieben. Dieser muss die Ware erst bei der Entnahme aus dem Konsignationslager bezahlen. Der wesentliche Beitrag, den die Unternehmenssoftware in diesen Fällen leisten kann, ist die Informationsbereitstellung für die Lieferanten.
Zum Beispiel bei der Just-in-Time-Lieferung: Hat das eigene ERP-System aus seinen laufenden Prozessen heraus den Bedarfszeitpunkt ermittelt, übermittelt es auf elektronischem Wege automatisch an den Lieferanten eine Meldung – die wiederum direkt im System des Zulieferers einen entsprechenden Lieferauftrag auslöst. Dies geschieht in der Regel mit Hilfe des so genannten Electronic Data Interchange (EDI). Dabei handelt es sich um ein standardisiertes und allgemein anerkanntes Verfahren samt zugehörigem Dateiformat, welches speziell für den Austausch kommerzieller Daten zwischen verschiedenen Firmen entwickelt wurde.
Im Falle eines VMI oder eines Konsignationslagers ist es dagegen meist sinnvoll, dem Lieferanten einen direkten Zugriff auf die eigenen ERP-Daten zu verschaffen. Eine webfähige Businesssoftware legt hier keinerlei Steine in den Weg: Über eine gesicherte Internetverbindung kann der Lieferant laufend die aktuellen Bestände und Bedarfe einsehen. Darauf aufbauend kann er dann selbstständig den Zeitpunkt des optimalen Liefertermins sowie die optimale Auffüllmenge planen.
3. Verbindlichkeiten Zwei Strategien können dabei helfen, das hier gebundene Kapital zu senken: Es gilt, bei seinen Lieferanten möglichst lange Zahlungsziele zu erreichen bzw. bei schneller Bezahlung die möglichen Einsparungen durch Skonti zu erzielen. Ersteres wird von ei
ner ERP-Software im Rahmen des Lieferanten-Managements unterstützt. Zu den Daten für einen möglichst günstigen Einkauf, die dieses Werkzeug liefert, gehören auch die vereinbarten Zahlungskonditionen. So kann der Einkauf bei seiner Entscheidung für einen bestimmten Zulieferer auch die für das eigene Unternehmen günstigsten Zahlungsziele berücksichtigen. Zweiteres (Skonti) lässt sich durch die Implementierung eines elektronischen Freigabe-Workflows im Unternehmen realisieren. Dabei werden Eingangsrechnungen in einem speziellen Tool vorab im System erfasst.
Die Rechnungen selbst werden direkt am Posteingang gescannt, in ein elektronische Archiv übergeben und mit dem zugehörigen Datensatz verknüpft. Der Freigabe-Workflow steuert dann den Durchlauf der Rechnung durch das Unternehmen: Die Verantwortlichen erhalten automatisch E-Mails mit der Aufforderung die Rechnung sachlich und finanziell zu prüfen und elektronisch freizugeben. Über einen Link kann dabei der gescannte Originalbeleg aufgerufen und direkt am PC eingesehen werden. Der Sinn der Sache: Bei einer herkömmlichen Vorgehensweise tauchen die Rechnungen erst dann im System auf, wenn sie den Weg durch die Hauspost hinter sich haben und im Rechnungswesen gebucht werden – und dann ist die Skontofrist nicht selten bereits abgelaufen. Der elektronische Workflow dagegen beschleunigt den Rechnungsdurchlauf. Gleichzeitig lässt sich durch die Vorerfassung – hierbei findet auch die Skontofrist Eingang in die EDV – die Einhaltung dieser Frist an zentraler Stelle im Rechnungswesen überwachen und kontrollieren.
4. Liquiditätsplanung Last but not least kann durch eine konsequente Liquiditätsplanung der Einsatz der Zahlungsmittel optimiert werden. Eine moderne ERP-Software ermittelt dazu tagesaktuell die Zahlungsströme eines Unternehmens und erstellt Vorschauen, die von einigen Tagen bis zu einem Jahreszeitraum reichen können. Der Vorteil eines integrierten Systems: Die Liquiditätsplanung kann die nötigen Daten aus den operativen Bereichen direkt und in Echtzeit verarbeiten – seien es offene Posten aus der Buchhaltung, Bestellungen im Einkauf, Aufträge aus dem Verkauf oder Lohn- und Gehalts- sowie Steuer- und Darlehenszahlungen. So ist die Finanzdisposition jederzeit darüber informiert, wie es aktuell um die Liquidität des Unternehmens bestellt ist, und wie sich diese realistischerweise in der Zukunft entwickeln wird. Anhand dieser Informationen lassen sich dann gegebenenfalls die auf Bankkonten gehaltenen Sicherheitsbestände ruhigen Ge-wissens reduzieren – und so weitere Mittel freisetzen. Die Autorin Bettina Vogt ist Systemberaterin beim Ettlinger Spezialisten für integrierte ERP-Komplettlösungen oxaion ag