Aktenmanagement, elektronische Signatur, Web 2.0 und Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung / DMS EXPO: Rahmenprogramm für Entscheider
Dokumentenmanagementsysteme und computergestützte Workflows beschleunigen die Arbeitsabläufe in der Verwaltung und verbessern die Effizienz. Umfassende Lösungen für die Postbearbeitung – vom klassischen Brief über E-Mail bis zum Online-Formular – öffnen und erleichtern den Kontakt zwischen Amt und Bürgern. Dabei spielt das Thema digitale Signatur eine zunehmend wichtige Rolle. Auch Cloud Computing rückt immer mehr in den Fokus der kommunalen Verwaltungen. Der Informationsbedarf für öffentliche Einrichtungen ist groß und wird vom 20. bis 22. September 2011 auf der DMS EXPO in Stuttgart ausführlich bedient.
DMS als Wegbereiter für bürgerfreundliche Kommunen
Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und elektronischen Archiven wird für Kommunalverwaltungen immer mehr zum Muss, wollen sie ihrem Servicegedanken Rechnung tragen. Damit einher geht sowohl die Integration in Fachverfahren als auch die Dokumentenablage gemäß Aktenplan. Elektronische Formulare und Akten lösen in der Verwaltung Prozesse aus, die mit computergestützten Arbeitsabläufen (Workflow) effizient erledigt werden können. Die elektronischen Schriftstücke stehen im Bedarfsfall zur Verfügung – und zwar jedem Mitarbeiter, der einen Zugriff benötigt. Umfassende Lösungen für den Posteingang sorgen dafür, dass das Amt für den Bürger auf allen Kommunikationskanälen erreichbar ist – über den klassischen Postweg, per Fax, per E-Mail oder über ein Online-Formular. Rechtliche Sicherheit für solche digitalen Prozesse bietet die sich immer stärker durchsetzende elektronische Signatur. Diese findet immer häufiger Einsatz, beispielsweise, wenn es darum geht, den neuen Personalausweis zu beantragen.
Auf der DMS EXPO präsentieren Anbieter ihre innovativen Entwicklungen. Dazu gehören einerseits praxiserprobte Signaturpads, aber auch Lösungen mit denen die Unterschrift mit elektronischen Dokumenten verknüpft wird. Für öffentliche Verwaltungen, die sich mit der Einführung eines DMS auseinandersetzen, ist der Vortrag von Mirjana Stanisic-Petrovic vom Fraunhofer IAO zu empfehlen. Dieser findet am 21. September ab 12.30 Uhr statt. Die Referentin zeigt, wie anhand einer etablierten, methodischen Vorgehensweise – ergänzt mit Erfahrungen aus der Praxis – bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems vorgegangen sollte und welche Faktoren für den Projekterfolg entscheidend sind. Darüber hinaus wird Martin Böhn, Senior Analyst BARC – Head of Research & Consulting ECM, am 22. September ab 15.00 Uhr die verschiedenen Segmente von DMS-/ECM-Produkten vorstellen und diese konkreten Einsatzszenarien zuordnen. Messebesucher erhalten somit einen umfassenden Überblick über die Facetten des Marktes.
Twitter & Co in deutschen Amtstuben
Nach der Studie „Branchenkompass 2011 Public Services“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut wollen 55 Prozent der öffentlichen Verwaltungen noch in diesem Jahr in ihre Web 2.0-Präsenz investieren. Zwei Drittel sehen in sozialen Netzwerken, Blogs, Twitter oder Apps zudem geeignete Instrumente, die Arbeit der Behörden für die Bürger transparenter zu gestalten. Spannende Anhaltspunkte zu diesem Themenumfeld verspricht die Panel-Diskussion „Von ECM zu Social Business“, die von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult, am 20. September um 16.00 Uhr moderiert wird. Er wird mit führenden Anbietern die aktuellen Trends im Umfeld von Enterprise Content Management diskutieren. Die Themen sind unter anderem „Der Einfluss von Web 2.0 & Enterprise 2.0 auf ECM“, „Social Media & Social Business“ sowie „Prozess-Orientierung vs. Akten-Orientierung im Case-Management“.
Private Cloud in der öffentlichen Verwaltung
Auch das Cloud-Konzept ist für öffentliche Einrichtungen interessant, weil es kostengünstig und flexibel ist. Andererseits sind viele Daten hochsensibel. Deshalb ergeben sich Fragestellungen wie: Wie sicher sind insbesondere personenbezogene Daten in der „Wolke“? Welche Kriterien sollten bei der Wahl eines Cloud-Dienstleisters beachtet werden? Wie engen rechtliche Aspekte den Einsatz von Cloud-Services ein? Über eine E-Government Private Cloud (also einen nicht-öffentlichen Rahmen) könnte der Datensicherheit Genüge getan werden. Fest steht, dass öffentliche Verwaltungen ihr Konsolidierungsbestreben durch Cloud-Computing vorantreiben und kleine Kommunen ihre Services ausweiten können. Das Thema Cloud mit seinen vielfältigen Aspekten wird im Programm der DMS EXPO aufgegriffen – beispielsweise im Rahmen des Forums des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., der die Messe traditionell unterstützt. Am Dienstag, 20. September, gestaltet das VOI Competence Center „ECM in the Cloud“ von 10 bis 12 Uhr einen Slot dazu.
Die DMS EXPO findet parallel zur IT & Business, Fachmesse für Software, Infrastruktur & IT-Services, statt. Die Besucher können beide Veranstaltungen mit einer Eintrittskarte besuchen. Das Programm ist eng miteinander verzahnt, sodass kaufmännische Entscheider aus dem IT-Feld und den Anwendungsbranchen konkreten Nutzen für ihre tägliche Arbeit erhalten. Parallel zu den beiden Veranstaltungen öffnen das Kongressforum Focusreseller für den ITK und CE Handel und die Product Life live, ein Anwenderkongress inklusive Ausstellung für Product Data Management und Product Lifecycle Management. Damit verwandelt sich die Messe Stuttgart zum Treffpunkt der IT-Branche im Herbst.