Bielefeld, den 29. März 2011 – Die Diamant Software hat ihre mit dem TÜV-Prüfzeichen für „Ergonomie“ zertifizierten Rechnungswesen- und Controllinglösungen jetzt in Sachen Benutzerfreundlichkeit weiter optimiert. Gemäß dem Motto „Mit weniger Klicks besser informiert“ können die Anwender nun ihre Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten, indem Wege verkürzt und Bearbeitungsschritte eingespart werden. Die Optimierungen beruhen auf systematisch erfassten Kundenanforderungen und wurden im Rahmen eines Generalupdates der Diamant-Lösungen umgesetzt. Teil dieses Updates ist auch die Abbildung von SEPA-Lastschriften.
Weniger Klicks benötigen die Nutzer von Diamant beispielsweise ab sofort bei der Erstellung von Mahn-, Zahlungs- oder Lastschriftenvorschlägen. Selektionen, die den Vorschlägen zugrunde liegen, lassen sich abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Ist beispielsweise ein Debitorenbuchhalter nur für einen bestimmten Teil der Debitoren zuständig, legt er diese einmalig fest. Die Auswahl steht ihm dann jedes Mal zur Verfügung, wenn er beispielsweise einen Mahnlauf anstößt, sprich: das System prüfen lässt, welche „seiner“ Debitoren gemahnt werden müssen.
Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit einer neuerlichen Auswahl sind damit hinfällig. Für kürzere Arbeitswege sorgt auch die automatische Ablage generierter Dokumente. Bei Bedarf kann man nun sämtliche Schreiben, die das System bei Mahnungen, Erinnerungen, Avisen oder Zahlungen automatisch erzeugt, in einer Dokumentenmappe des zugehörigen Personenkontos hinterlegen. Die Mappen sind parametrisierbar, d.h. der Anwender entscheidet, welche Anschreiben er eingestellt haben möchte, beispielsweise immer die letzten beiden Erinnerungs- und Mahnschreiben. Bei Rückfragen eines Kunden kann er sich diese dann direkt aus dem Personenkonto heraus anzeigen lassen und gegebenenfalls das entsprechende PDF per Mail an den Kunden verschicken.
Eine kleine Neuerung mit großer Wirkung ist der ausgeweitete Einsatz grafischer Ampeln bei offenen Posten. Diese weisen den Anwender bei seiner täglichen Arbeit auf kritische Entwicklungen hin und sind deshalb direkt in die operativen Masken integriert – z. B. in den Bildschirmen für die Auszifferung oder die Suche von offenen Posten. Auf einen Blick ist erkennbar, ob beispielsweise eine Skontofrist abgelaufen ist oder kurz davor steht oder ob ein Kunde im Begriff ist, von seinem individuellen Zahlungsverhalten abzuweichen.
Bei der Belegerfassung in Diamant wird nun ein mitlaufendes Journal angezeigt. Die neue „Prima-Nota“-Funktion führt automatisch alle am aktuellen Tag gebuchten Belege an, so dass der Anwender diese Übersicht nicht mehr in einem separaten Fenster generieren muss. In die Erfassungsmaske lassen sich jetzt außerdem weitere individuell auswählbare Kontoinformationen einsteuern, etwa Bankverbindungen. Der Vorteil zeigt sich bei der Rechnungsbuchung: Will der Anwender überprüfen, ob die dort angegebene Verbindung mit der im System gespeicherten übereinstimmt, muss er dazu nicht mehr in die Stammdaten des Kontos wechseln. Ebenfalls neu: Nach SEPA-Überweisungen bilden die Diamant-Lösungen nun auch SEPA-Lastschriften ab. Dafür wurde unter anderem eine Mandats-Verwaltung in die Software eingebaut.
Der Hintergrund: Um SEPA-Lastschriften ausführen zu können, benötigt man Vereinbarungen mit dem Schuldner, so genannte Mandate. In diesen ist festgelegt, welche offenen Posten man per SEPA-Verfahren abbuchen darf. Die Software verwaltet diese Mandate und prüft bei Lastschriften automatisch, ob mit den richtigen bzw. gültigen Mandaten eingezogen wird.