Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse hat zwar viele Vorteile für den Arbeitsalltag gebracht, doch nicht automatisch zu einer höheren Produktivität geführt. Denn bei den vorherrschenden Software-Lösungen gibt es ein zentrales Problem: Standardprogramme werden den individuellen Bedürfnissen der Benutzer meist nicht gerecht. Gefragt sind IT-Lösungen, die den jeweils besonderen Anforderungen angepasst werden können. Dies ist mit dem Aufgaben- und Dokumentenmanagement KOI (http://www.koisolutions.com) möglich.
KOI ist eine Mischung aus Standardsoftware und maßgeschneidertem Konzept. Das Programm wurde speziell für alle mittelständischen Unternehmen und die öffentliche Verwaltung entwickelt und wird von vielen Organisationen dieser Branchen seit Jahren verwendet. Seit Mai 2011 vertraut auch die Energie Graz, Energieversorger der Stadt Graz, auf KOI.
Die KOI-Plattform vereint bei der Energie Graz Funktionen, für die normalerweise mehrere Softwareprodukte nötig sind, in einem Produkt. Sie fungiert dort als zentraler Knotenpunkt, an dem die Daten der hausinternen Software zusammenlaufen. Zudem wird die Software bei der Energie Graz für das Projekt- und Dokumentenmanagement genutzt. Da KOI auf der Cloud-Technologie basiert, können die Mitarbeiter auch von unterwegs auf das System zugreifen.
Davon profitiert bei der Energie Graz besonders der Außendienst, der jedes Jahr in Tausenden von Haushalten die Stromzähler tauscht. Vor dem Einsatz von KOI bedeutete dies, dass die Daten zunächst auf Papier erfasst und später ins Computersystem eingepflegt werden mussten. Seit der Einführung von KOI werden die Daten vom Außendienst elektronisch erfasst und durch automatische Synchronisierung direkt ins zentrale System übertragen. Dies hat bei der Energie Graz zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung und Kostenersparnis geführt. Zudem konnte auch der Papierverbrauch deutlich reduziert werden.
„Unser Ziel war es, eine einheitliche technische Infrastruktur zu bekommen, wo alle Arbeitsprozesse zusammenlaufen. Deswegen haben wir uns für KOI entschieden“, so Bernd Simbürger, Projektverantwortlicher bei der Energie Graz. „Bei uns ging es darum, eine IT-Lösung zu finden, welche die verschiedenen hausinternen Software-Programme zusammenfasst. Genau das leistet KOI – es ist bei uns die zentrale Schnittstelle, an der sämtliche IT-Prozesse zusammenlaufen. Dadurch konnten die Arbeitsabläufe effizienter und strukturierter gestaltet werden.“
„Das Beispiel Energie Graz zeigt sehr gut, was mit KOI möglich ist“, erklärt Michael Stark, Gründer und Geschäftsführer von KOISolutions. „Uns geht es darum, für jedes Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung für die Optimierung des Projektmanagements zu finden. Deshalb untersuchen wir sehr genau, was die individuellen Bedürfnisse sind und erarbeiten dann gemeinsam mit dem Kunden ein Konzept. Auf diese Weise werden einerseits bestehende Arbeitsabläufe abgebildet, andererseits ergeben sich aber auch neue, effizientere Strukturen. So schaffen wir die Voraussetzung dafür, das Potential eines Unternehmens zu entfalten. Und genau das ist letztendlich unser Ziel: Wir möchten jedem unserer Kunden zu mehr Produktivität verhelfen.“