Xpert-Timer Software

Effizienz steigern mit moderner Projektzeiterfassung

Varianten sieht man viele. Von einfachen Excel-Sheets bis zu webbasierten Systemen reicht die Palette der digitalen Zeiterfassungswerkzeuge. Auch den guten alten Papierzettel findet man immer noch. Genauso vielfältig ist das Vorgehen. Mal wird sofort bei Beginn und bei Ende einer Tätigkeit die Zeit notiert, mal wird versucht, sich am Monatsende an die abgeleisteten Stunden zu erinnern.

Kaum Aufwand, hoher Nutzen

Der Einsatz von Xpert-Timer bietet folgende Vorteile:

•Projektzeiten lassen sich exakt auswerten und zuordnen.
•Das Projektcontrolling kommt ohne komplexe Excel-Sheets aus.
•Kalkulationen sind aufgrund der Zahlen realistisch, ungenaue Schätzungen haben ausgedient.
•Rechnungen lassen sich schnell und einfach erstellen, Arbeitsnachweise werden auf Knopfdruck angehängt.
•Produktive und unproduktive Zeiten können einfach ausgewertet und so die Arbeitseffizienz noch weiter gesteigert werden.
•Die Arbeitszeiterfassung mit Verwaltung von Abwesenheiten, wie z.B. Kranheit oder Urlaub, sowie die Erfassung von Urlaub und Überstunden runden das Paket ab.

Was macht eine gute Software zur Zeiterfassung aus?

Zunächst ist Zeiterfassung eine zusätzlich anfallende Tätigkeit. Dadurch leidet die Motivation: „Wir haben doch ohnehin schon so viel zu tun“. In der Konsequenz wird die Erfassung verschoben. Es leidet die Genauigkeit und damit die Zuverlässigkeit. Um dem entgegen zu wirken, muss eine gute Projektzeiterfassung einfach zu bedienen sein. Idealerweise wird mit einem einzelnen Mausklick die Erfassung der nächsten Aufgabe gestartet.

Im Unternehmenskontext ist die Integration in nachgelagerte Prozesse wichtig, doppeltes Erfassen muss vermieden werden. Stundenzettel für Abrechnungen und Rechnungen mit detaillierter Tätigkeitsaufstellung sind in vielen Firmen Alltag. Kann die Zeiterfassung hier unterstützen, entfällt die teure Anschaffung von Zusatzsoftware und der Zeitaufwand für diese administrativen Aufgaben kann reduziert werden. Geht es darum, die Zeiterfassung mit ERP- und CRM-Systemen zu koppeln, bieten professionelle Werkzeuge wie der Xpert-Timer offene Programmierschnittstellen.

Heute wird von unterwegs gearbeitet, in Projektteams mit unterschiedlicher Zusammensetzung. Damit die Zeiterfassung konsistent bleibt, muss sie diese Rahmenbedingungen berücksichtigen. Mehrbenutzerfähigkeit und die Möglichkeit zur Offline-Synchronisation sind dazu unabdingbar. Immer mehr in den Blickpunkt rückt die mobile Zeiterfassung auf dem Smartphone. Mitarbeiter können unterwegs ihre Zeiten sofort erfassen und über das Internet mit dem zentralen Server abgleichen. Alternativ erfolgt die Synchronisierung, wenn sie an den Arbeitsplatz zurückkommen. Wesentliche Vorteile dabei: Der Informationsstand ist immer topaktuell und Liegezeiten, etwa beim Monatswechsel, entfallen.

Einblick in die persönliche Arbeitsweise geben detaillierte Auswertungen. Wofür wurde Zeit investiert? Wurden Zeitbudgets eingehalten? Wo können wir uns verbessern? Was kostet ein Projekt wirklich, inklusive der „eh-da“-Arbeitsstunden, die gerne unter den Tisch fallen? Mit einem leistungsfähigen, individuell anpassbaren Reporting lassen sich die Antworten finden.

Organisatorische Aspekte für erfolgreiche Zeiterfassung

Haben die Mitarbeiter den persönlichen Nutzen der Zeiterfassung erkannt, werden sie die Werkzeuge zuverlässig nutzen. Lässt sich beispielsweise die Aufgabenliste mit der Zeiterfassung integrieren, entfällt die Notwendigkeit, mehrere Listen zu pflegen. Per Mausklick lassen sich Aufgaben abhaken und gleichzeitig in der Zeiterfassung protokollieren. Nach und nach werden durch die Transparenz die unproduktiven Zeiten weniger. Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche - sei es die Familie oder andere, spannende Projekte. Ein klarer Nutzen für den Aufwand.

Regelmäßiges und exaktes Erfassen ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Mit der Auswahl einer einfach zu bedienenden Software, die sich ständig sichtbar in die Arbeitsoberfläche einfügt, ist ein erster wichtiger Schritt dazu getan – nicht nur, wenn Sie eine händische Erfassung ablösen.

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